Многие люди, но прежде всего предприятия, ежедневно генерируют огромное количество документов. Они могут иметь бумажную форму, а также электронную форму, например, USB-накопители или компакт-диски. Документы компании, как правило, носят конфиденциальный характер и содержат очень важную информацию, имеющую решающее значение для деятельности предприятия. По этой причине так важно уничтожать их безопасно и эффективно. Мы предлагаем, как осуществить этот процесс.
Что говорят правовые нормы?
Последние положения GDPR предусматривают эффективную защиту персональных данных. До недавнего времени многие учреждения использовали для этого традиционные шредеры. Документы оказались в обычном мусорном баке. В таком виде все личные данные могли быть очень быстро расшифрованы нежелательными лицами . Это привело к многочисленным кражам и вымогательствам. В Законе о GDPR не упоминаются конкретные методы уничтожения документов, но они должны осуществляться таким образом, чтобы с них невозможно было прочитать какие-либо личные данные.
Специалисты компании « ЭКО-ВТОР » поясняют: Предприятия могут проводить уничтожение документов самостоятельно, но гораздо лучше доверить этот процесс специальной компании. Его сотрудники осведомлены обо всех нормативных актах и имеют специализированное оборудование, предотвращающее считывание конфиденциальных данных.
Как выполнить уничтожение документов?
Процесс уничтожения документов специальной компанией связан с определенными формальностями. Наиболее важным является договор, в котором указаны точные сроки, права и обязанности службы. Для уничтожения документов также требуется договор, в котором говорится о возложении заказчиком конфиденциальности на компанию, которая возьмет на себя этот процесс. В противном случае уничтожение не будет иметь правового основания , что может иметь серьезные финансовые последствия.
Заключение договора подтверждает, что поставщик услуг оснащен соответствующими средствами, т.е. оборудованием и квалификацией, необходимыми для уничтожения документов. В договоре также должны содержаться сведения о количестве и характере вверенных им материалов.
Вопросы, которые необходимо решить с компанией по уничтожению документов
Важным аспектом этого процесса является сбор и транспортировка всех документов. Многие компании также предлагают свои собственные коллекции. Конфиденциальные материалы чаще всего хранятся в специально охраняемых контейнерах . После оказания услуги также необходимо выдать справку, подтверждающую безопасное и эффективное уничтожение документов. Также стоит следить за всем процессом на постоянной основе и обеспечивать выдачу протокола передачи и приемки.
Читайте так же https://konkurent.ru/article/46141